Outsourcing Excellence™

Wann improvisierenWenn es um die Entwicklung von Prozessen in einem Unternehmen geht, betont die Theory of Constraints (TOC), wie wichtig es ist, die Lieferkette und das Engagement am Markt in die Analyse einzubeziehen. Operational Excellence wird durch die Beseitigung von Beschränkungen im gesamten Prozess erreicht, von der Beschaffung über die Produktion (Betrieb) bis hin zum Verkauf. Das scheint einfach zu sein, aber laut Goldratt (dem Schöpfer von TOC) gilt: „Je komplexer ein System ist, desto tiefgreifender ist seine inhärente Einfachheit.“ Die Ausführung ist komplex, nicht die Lösung. Das Gleiche gilt für das Outsourcing. Der Prozess ist einfach, aber die Anpassung an die Prozesse eines Benutzerunternehmens ist komplex. Outsourcing basiert im Wesentlichen immer auf komparativen Vorteilen.

Komparative Vorteile – Ricardo

Einer meiner Mentoren sagte: „Prozesse, die andere besser oder billiger machen können als Sie, sollten Sie auslagern.“ Und warum? Denn so haben Sie mehr Zeit und Raum, sich auf das zu konzentrieren, was Sie wirklich gut können. Dies ist im Wesentlichen die Theorie von David Ricardo über komparative Kostenunterschiede, oder besser gesagt komparative Vorteile. Immer mehr Prozesse werden ausgelagert; Buchhaltungssoftware wird immer häufiger als SaaS-Lösung und nicht mehr als Softwarepaket angeboten.

Mehr Outsourcing

Auch Outsourcing geschieht unbemerkt: LinkedIn ersetzt Networking-Veranstaltungen, Evernote ersetzt das traditionelle Notizbuch. Wir sind zunehmend abhängig von diesen ausgelagerten Aktivitäten. Das bedeutet auch, dass die Absicherung dieses Outsourcings immer wichtiger wird, und aus diesem Grund gibt es Standards wie ISAE 3402 oder ISO 27001. Outsourcing funktioniert nur, wenn es optimal organisiert ist; besser oder billiger. Darüber hinaus ist die Anpassung an die Prozesse der Benutzerorganisation entscheidend.

Beispiel

Auf der Insel A werden Schafe gehalten, und auf der Insel B wird Getreide angebaut. Der Handel zwischen A und B wird zu einem höheren Wohlstand für beide Inseln führen, als wenn beide Inseln Schafe halten und Getreide anbauen würden.

Beziehung zu ISAE 3402

Eine ISAE 3402-Zertifizierung oder ein Implementierungsprojekt ist eine Gelegenheit, das Outsourcing zu optimieren, Einschränkungen zu beseitigen und das Outsourcing im Rahmen des gesamten Geschäftsprozesses zu betrachten, von der Beschaffung über die Produktion bis hin zum Verkauf. Outsourcing Excellence leitet sich von Operational Excellence ab, die auf LEAN und TOC basiert. Im Veränderungsprozess sind drei Fragen wichtig:

1. Was muss sich ändern?
2. Was soll sie ändern?
3. Wie kann die Veränderung erreicht werden?

Optimierungsprozess

Der Optimierungsprozess lässt sich grob in die folgenden Phasen unterteilen:

1. Identifizieren und analysieren Sie den Engpass, der die Erreichung der Ziele am meisten einschränkt (vgl. strategische Ziele COSO ERM).
2. Nutzen Sie den Engpass und richten Sie alle Geschäftsprozesse (einschließlich der Prozesse in der Benutzerorganisation; Überlegungen zur Benutzerkontrolle) so aus, dass der Engpass vollständig genutzt wird.
3. Erhöhen Sie die Kapazität des Engpasses, um den Durchsatz zu verbessern. Sobald der Engpass behoben ist, beginnen Sie wieder bei Punkt
   
   

Beispiel Ein IT-Dienstleister (Anwendungsmanagement und Hosting) kämpft mit der Strukturierung interner Prozesse, der Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und verbringt viel Zeit mit unnötigen Vorfällen. Durch die Analyse dieser Prozesse, ihre Strukturierung und die Nutzung der natürlichen Disziplin, die sich aus den Überwachungs- und Auditverfahren ergibt, erzielt die Organisation erhebliche interne Verbesserungen. Durch die ISAE 3402-Zertifizierung qualifiziert sich die Organisation für verschiedene Ausschreibungen, von denen sie zwei wichtige gewonnen hat. Dank ISAE 3402 gewinnt das Unternehmen neue Kunden und kann durch Prozessverbesserungen diesen wichtigen neuen Kunden einen 100%igen Service bieten.

Wichtige Punkte

Es ist wichtig, dass Sie das erkennen:

• Outsourcing ist Teil von Prozessen, die bei der auslagernden Partei ablaufen. Prozessverbesserungen sind nur möglich, wenn die Zwänge in diesem Kontext analysiert werden.
• Engpässe können nur dann behoben werden, wenn alle Prozesse, einschließlich derer in der Benutzerorganisation, entsprechend angepasst werden. Es ist wichtig, dies in SLAs oder Überlegungen zur Benutzerkontrolle zu dokumentieren.
• ISAE 3402 ist ein wirksames Instrument zur Überprüfung von Prozessen, zur Verbesserung der Disziplin und zur wirklichen Verbesserung von Prozessen; Outsourcing Excellence.

Was nun?

Bei SASconsult haben wir verschiedene Tools entwickelt, die sicherstellen, dass Unternehmen nicht nur ihre Prozesse an den ISAE 3402-Standard anpassen, sondern auch ihre internen Abläufe verbessern. Dieser Ansatz dient einem doppelten Zweck: ISAE 3402 bietet mehr Marktchancen (mehr Kunden), und diese Kunden erhalten ein besseres Produkt oder eine bessere Dienstleistung durch gleichzeitige Prozessverbesserungen in der Dienstleistungsorganisation.