Outsourcing Excellence™.
När det gäller att utveckla processer i en organisation betonar Theory of Constraints (TOC) vikten av att inkludera leveranskedjan och marknadsengagemang i analysen. Operational Excellence uppnås genom att eliminera begränsningar i hela processen, från inköp till produktion (drift) och försäljning. Det här verkar enkelt, men Goldratt (skaparen av TOC) säger, ”Ju mer komplext ett system är, desto mer djupgående är dess inneboende enkelhet”. Utförandet är komplext, men inte lösningen. Samma sak gäller för outsourcing; processen är enkel, men det är komplicerat att anpassa den till processerna i en användarorganisation. Outsourcing baseras i princip alltid på komparativa fördelar.
Komparativa fördelar – Ricardo
En av mina mentorer sa: ”Processer som andra kan göra bättre eller billigare än du bör outsourcas.” Varför då? För det ger dig mer tid och utrymme att fokusera på det du verkligen är bra på. Detta är i grunden David Ricardos teori om komparativa kostnadsskillnader, eller snarare komparativa fördelar. Fler processer outsourcas; redovisningsprogram erbjuds allt oftare som en SaaS-lösning än som ett programvarupaket.
Mer outsourcing
Outsourcing sker också obemärkt; LinkedIn ersätter nätverksträffar, Evernote ersätter den traditionella anteckningsboken. Vi blir allt mer beroende av dessa outsourcade aktiviteter. Det innebär också att det blir allt viktigare att säkerställa outsourcingen, och standarder som ISAE 3402 eller ISO 27001 finns av denna anledning. Outsourcing fungerar endast om den är optimalt organiserad; bättre eller billigare. Dessutom är det viktigt att anpassa sig till processerna i användarorganisationen.
Exempel
På ön A föds får upp och på ön B odlas spannmål. Handel mellan A och B kommer att leda till en högre välståndsnivå för båda öarna än om båda öarna födde upp får och odlade spannmål.
Förhållande till ISAE 3402
Ett ISAE 3402-certifierings- och implementeringsprojekt är en möjlighet att optimera outsourcing, ta bort begränsningar och se outsourcing inom den totala affärsprocessen, från upphandling till produktion och försäljning. Outsourcing Excellence härrör från Operational Excellence, som bygger på LEAN och TOC. I förändringsprocessen är det tre frågor som är viktiga:
- Vad behöver förändras?
- Vad ska den ändras till?
- Hur kan förändringen åstadkommas?
Optimeringsprocess
Optimeringsprocessen kan i stort sett delas in i följande faser:
- Identifiera och analysera den flaskhals som är den främsta begränsande faktorn för att uppnå målen (jfr strategiska mål i COSO ERM).
- Utnyttja flaskhalsen och anpassa alla affärsprocesser (inklusive processerna i användarorganisationen; överväganden om användarkontroll) för att fullt ut utnyttja flaskhalsen.
- Öka kapaciteten i flaskhalsen för att förbättra genomströmningen. När flaskhalsen har åtgärdats börjar du om från punkt ett.
Exempel En IT-tjänsteleverantör (applikationshantering och hosting) kämpar med att strukturera interna processer, upprätthålla säkerhetsriktlinjer och lägger mycket tid på onödiga incidenter. Genom att analysera dessa processer, strukturera dem och utnyttja den naturliga disciplin som uppstår genom övervaknings- och revisionsförfaranden uppnår organisationen betydande interna förbättringar. Genom ISAE 3402-certifieringen kvalificerar sig organisationen för olika anbudsprocesser och vinner två viktiga sådana. Tack vare ISAE 3402 får organisationen nya kunder och kan genom processförbättringar leverera 100% service till dessa viktiga nya kunder.
Viktiga punkter
Det är viktigt att inse att:
- Outsourcing är en del av processer som sker hos den outsourcande parten; processförbättringar kan endast ske om begränsningar analyseras i detta sammanhang.
- Flaskhalsar kan endast lösas om alla processer, inklusive de i användarorganisationen, justeras i enlighet med detta. Det är viktigt att dokumentera detta i tjänstenivåavtal eller överväganden om användarkontroll.
- ISAE 3402 är ett effektivt verktyg för att granska processer, förbättra disciplinen och verkligen förbättra processerna; Outsourcing Excellence.
Vad händer nu?
Hos SASconsult har vi utvecklat olika verktyg för att säkerställa att organisationer inte bara anpassar sina processer till ISAE 3402-standarden utan också förbättrar de interna processerna. Detta tillvägagångssätt tjänar två syften: ISAE 3402 ger fler marknadsmöjligheter (fler kunder) och dessa kunder får en bättre produkt eller tjänst genom samtidiga processförbättringar i serviceorganisationen.
