Conclusie | ISAE 3402

“Conclude Accountants / Risklane heeft ons uitstekend geholpen met de implementatie. Dit was een lastige klus omdat later in het proces een vierde Conclusion-bedrijf zich bij de al deelnemende drie Conclusion-bedrijven voegde. De bedrijven leverden min of meer dezelfde soort diensten, maar met nogal wat onderlinge verschillen. De jonge en enthousiaste consultants dachten met ons mee en ontwikkelden in nauwe samenwerking en op pragmatische wijze een one-size-fits-all control framework. Elk jaar worden we in twee testperiodes getoetst of we doen wat er in het control framework beschreven staat. Deze intensieve periodes kunnen alleen succesvol doorstaan worden door goed samen te werken en Risklane is hierin geslaagd.”

– Stefan Hendriks, Manager Kwaliteit bij Conclusion Future IT

Samenvatting

Conclusion is een ecosysteem dat bestaat uit onafhankelijk opererende bedrijven met elk hun eigen unieke kennis en expertise, klanten, leveringspartners, technologieleveranciers en ventures. Zonder uitzondering richten de bedrijven zich op technologiegedreven oplossingen, maar ook op organisatie en mensen. Conclusion initieert, faciliteert, ontwikkelt, onderhoudt en innoveert continu omdat de eisen en behoeften van de klanten en de wereld voortdurend veranderen.

Conclusion wil de beste IT-dienstverlener van Nederland zijn; gezien worden als partner, dienstverlener en innovator en positief bekend staan om hun diensten.

Uitdaging

Tijdens het implementatieproces van ISAE 3402 werden meerdere operationele bedrijven opgenomen in de reikwijdte van het ISAE 3402-rapport. De grootste uitdaging van deze uitgebreide reikwijdte was dat processen en procedures op elkaar moesten worden afgestemd en dat alle medewerkers van de verschillende bedrijfsonderdelen volgens deze processen en procedures moesten werken. Door de aard van het bedrijf zijn Conclusion medewerkers gewend om met zowel interne applicaties als klantapplicaties te werken. Dit vormde een uitdaging tijdens het controleproces, uitgevoerd door Conclude Accountants, omdat er uitgebreide controlewerkzaamheden moesten worden uitgevoerd om te verifiëren of de processen werden uitgevoerd in overeenstemming met het raamwerk voor interne controle.

Oplossing

De ISAE 3402 is uiteindelijk gerealiseerd door effectieve samenwerking tussen Conclusion medewerkers en Risklane Consultant en efficiënt projectmanagement. Er worden verschillende workshops en bijeenkomsten met meerdere teams van de werkmaatschappijen gehouden om risico’s te identificeren, de impact en de bestaande werkwijze te bepalen en op basis daarvan individuele processen af te stemmen op een Conclusion controlesysteem.

De audit werd uitgevoerd met de focus op het minimaliseren van bedrijfsprocessen en het zoveel mogelijk optimaliseren van het proces. Door effectief projectmanagement door Conclusion en begeleiding vanuit Conclude werden alle geïdentificeerde uitdagingen op een effectieve manier beperkt.

Resultaten

Door de samenwerking tussen Conclusion en Risklane werken alle werkmaatschappijen momenteel volgens het Conclusion Internal Control Framework. De ISAE 3402-rapporten dienen als richtlijnen voor het uitvoeren van processen, de bijbehorende ISAE 3402-verklaring biedt zekerheid over deze processen aan klanten van Conclusion.

Voorjaar Vastgoed | ISAE 3402

“Hoewel wij in de veronderstelling waren dat de processen goed en volledig waren ingericht, kwamen er toch punten naar voren die in het kader van ISAE 3402 toegevoegd moesten worden. Risklane heeft een aantal suggesties gedaan die direct geïmplementeerd konden worden in bestaande processen, waarmee alsnog de ISAE 3402 verklaring behaald kon worden. De praktische aanpak en de mate waarin zij suggesties kunnen doen door alle bedrijven die zij begeleiden, hebben ertoe geleid dat wij snel en eenvoudig extra waarde aan onze processen hebben kunnen toevoegen.”
– Lennard Hoekstra, Partner Taxaties

“Door de implementatie van ISAE 3402 heeft Spring Real Estate de interne procedures verder geprofessionaliseerd, zodat taxaties aantoonbaar volgens de hoogste kwaliteitseisen worden uitgevoerd. Verbeterinitiatieven die tijdens de implementatie door het Risklane team zijn geïdentificeerd, zijn door Spring Real Estate op pragmatische en adequate wijze opgevolgd “
– Koen van der Aa, Associate Manager Risklane

Samenvatting

Spring Real Estate is sinds de oprichting in 2011 uitgegroeid tot een nationale vastgoedadviesorganisatie. Spring Real Estate adviseert huurders en beleggers van commercieel vastgoed bij transacties en waarderingen. De diensten bestaan uit Agency (kantoren, industriële ruimtes, winkels), Capital Markets (commercieel en residentieel), Management, MidCap Investments, Valuations, Media en Online Lead Generation. Onderzoek en kennis vormen de basis van hun advies. In de komende jaren zullen ze zich richten op het uitbreiden van hun diensten naar alle belangrijke economische regio’s in Nederland om hun klanten optimaal te kunnen adviseren.

Samen met Risklane ging Spring Real Estate de uitdaging aan om ISAE 3402 te implementeren in de organisatie om risico’s te identificeren en te minimaliseren.

Uitdaging

Het implementeren van het controle framework geeft Spring Real Estate de mogelijkheid om aan te tonen dat zij taxaties uitvoert op basis van de geldende eisen volgens de NRVT richtlijnen. De NRVT-richtlijnen bieden een formeel kader met regels waarvan niet kan worden afgeweken door geregistreerde taxateurs. Er werden ook praktische richtlijnen met praktische aanbevelingen gegeven die de basis vormden voor de implementatie.

De grootste uitdaging was niet zozeer het implementeren van het controleraamwerk, maar het meetbaar maken van alle controleacties die al binnen de organisatie werden uitgevoerd. In de interviews van het Risklane team werd al snel duidelijk dat er al waarderingsprocedures waren opgezet volgens de richtlijnen van het NRVT, maar dat deze onvoldoende aantoonbaar waren. Spring heeft deze aantoonbaarheid op korte termijn weten te realiseren door een gericht implementatieplan.

De samenwerking tussen Risklane en Spring Real Estate is goed verlopen en heeft geleid tot een professioneel resultaat: een succesvolle implementatie van ISAE 3402. Onlangs heeft Conclude Accountants de ISAE 3402 Type I audit uitgevoerd die gevolgd zal worden door een ISAE 3402 Type II audit in de tweede helft van dit jaar.

Oplossing & resultaten

De ISAE 3402 implementatie geeft Spring Real Estate de mogelijkheid om aan te tonen dat taxaties worden uitgevoerd in overeenstemming met de NRVT richtlijnen en dat risico’s binnen dit proces worden geminimaliseerd door gebruik te maken van een effectief en professioneel controleraamwerk.

Categorie: casestudies